Resumen del libro
Las 11 verdades de la comunicación
Por: Carlos Salas
Las reglas prácticas más importantes para hacer presentaciones, hablar en público o redactar informes
Introducción
En nuestra constelación laboral, nos comunicamos con los demás a través de correos electrónicos, tarjetas de presentación y conferencias, pero también por medio de informes, memorandos, blogs, sitios en la red, Twitter, Facebook, así como por el lenguaje de los gestos, las sonrisas y hasta por nuestra indumentaria. El mal uso de la comunicación en todos sus aspectos nos hace perder tiempo y dinero. Charlas aburridas, escritos ilegibles, blogs grises, informes intragables, correos electrónicos ambiguos... Si se pudiera calcular con exactitud cuánto dinero se pierde por esas torpezas, saldría una cifra de millones de euros al año.
Para evitar ese despilfarro, Carlos Salas explica, en este libro, las reglas prácticas más importantes del arte de la comunicación. En este resumen nos centraremos en algunos aspectos relacionados con la correcta realización de presentaciones, los trucos para hablar en público, las claves para redactar adecuadamente un informe o cómo relacionarse con un periodista. Y hablaremos de otras cuestiones fundamentales como la empatía y la comunicación con uno mismo. Además, Carlos Salas también comenta los detalles externos, como la forma de vestir, el saludo diario, la sonrisa y hasta nuestra forma de hablar por el móvil. Aunque parezca extravagante, también son medios de comunicación.
No aburras a los demás con tus presentaciones
Hace muchos años, las presentaciones en público se hacían con unas filminas transparentes del tamaño de un folio, que se traspapelaban, se caían, se mezclaban, se estropeaban o se perdían. Hasta que se inventó la presentación en Power Point (PPT), que cambió todo. Pero una presentación en PPT es solamente una herramienta de apoyo, porque lo importante siempre serás tú: tu discurso, tu convicción, tu tono, tu volumen, tus gestos y, sobre todo, el contenido de tu charla es lo relevante. Las diapositivas son secundarias. Nada puede sustituir los comentarios curiosos, la información adicional, las vivencias, las sorpresas y, por eso, tú y la presentación en PPT formáis una simbiosis perfecta.
El programa Power Point es uno de los mejores inventos que existen para amenizar charlas o conferencias. La patente la tiene Microsoft, pero no fue ni mucho menos su inventor. En realidad, ese programa lo creó en 1984 una empresa californiana llamada Forethought para los ordenadores Apple. En 1987, Bill Gates compró Forethought. Hoy se pueden añadir imágenes, vídeos, música, voz y efectos especiales. También existe otro programa llamado Keynote desarrollado por Apple que, para los amantes de los productos de esta firma, es incluso mejor que el de Microsoft y permite hacer maravillas. Pero no hace falta ser Steven Spielberg para crear una buena presentación en Power Point. Aquí te presentamos unos consejos utilísimos.
Lo primero que debes hacer es definir la idea central de tu presentación. Para ello, es recomendable usar el método de los publicitarios, que han desarrollado como pocas personas la técnica de la síntesis. Uno de los primeros ejercicios de los aprendices de publicitarios consiste en resumir en pocas palabras un concepto, una idea. El eslogan. Al creativo publicitario no se le permite el socorrido "no tengo palabras para describir la emoción"; muy al contrario, su trabajo se decide a veces en esas cuatro palabras capaces de provocarla. Por tanto, trata de forzar tu mente para que comprima esa exposición en una frase, como si alguien te dijera: "dímelo en tres palabras". Es cuestión de ejercicio.
Una vez que hayas resumido la esencia de la presentación en una idea, toma un papel y diseña el contenido de cada diapositiva. Esto es, prepara cada diapositiva con lápiz y papel, y visualízalas en conjunto. Se trata de contar una historia. Piensa en el público a quien va destinada la presentación: esto te ayudará a escoger el fondo, el diseño, el color, las letras... ¿El público es ecologista? Entonces, fondo azul marino o verde pradera. ¿Empresarios petroleros? Negro azabache, por supuesto. ¿Niños? Amarillo o naranja. Estas normas no están escritas en ningún sitio, por lo que no hay que seguirlas al pie de la letra, solo se pretende decir con ello que es importante cuidar esos detalles.
Olvida la leyenda según la cual una presentación en PPT debe tener un fondo blanco con letras en negro. No es correcto. Una presentación es un estado de ánimo, un mensaje, la transmisión de una emoción o el surgir de una idea. Usa los colores que quieras, pero recuerda que hasta un simple color ya es un mensaje. Los expertos recomiendan fondos oscuros cuando la sala está a oscuras para reforzar el efecto cine; en las salas muy iluminadas funciona mejor el fondo claro con letras oscuras.
Otra cosa es una presentación de empresa. Aquí aparece una condición que hay que cumplir: la imagen corporativa. Eso obliga a preguntar al departamento de comunicación si existe una plantilla oficial con el color corporativo, el logotipo, el diseño general. Muchas veces pueden ser corsés inconvenientes porque el departamento de comunicación no ha renovado la imagen en los últimos años, o el logotipo es tan grande que se come la mitad de la diapositiva. Lo aconsejable es adaptarse a las normas de la empresa; si se quieren realizar modificaciones, adelante, pero siempre con el visto bueno.
Trata de poner algo llamativo al inicio de la presentación. Es un truco que se enseña en las escuelas creativas e, incluso, en los cursos para guionistas de cine. La mayor parte de las presentaciones comienza con un relato aburrido de un departamento o una larga introducción que no despierta ningún interés. Esta acumulación de información no tiene mucho sentido. Por cierto, un experto en marketing y presentaciones llamado Seth Godin aconseja no proyectar la primera diapositiva mientras estás presentándote o hablando del contenido de la charla. La gente no te hará caso a ti, sino que leerá la diapositiva.
Escribe frases cortas y rellena los silencios con comentarios. No temas dejar espacios en blanco. Puedes introducir una frase corta por diapositiva. Una palabra. Hasta un signo. O nada. Incluso los silencios o las diapositivas en blanco (o cualquier color de fondo que elijas) pueden ser interpretados siempre que los acompañes con un comentario. Lo más práctico es usar una sola familia de letras por presentación. Existen decenas de familias pero se dividen en letras con serif (con rabito, por decirlo así) y sin serif. Las primeras, como la famosa Times, son ideales para la prensa escrita, pero las segundas (Calibri, Arial, Helvética) funcionan mejor en las diapositivas. Eso sí, puedes emplear diferentes tamaños para resaltar lo importante.
A la vez que haces de tu presentación una historia, conviértela en un pequeño thriller originando preguntas en la audiencia a lo largo de tu exposición, no solo al principio. La técnica de los mejores superventas y los guiones de cine más impactantes se basa en algo tan sencillo como dejar al espectador en un limbo permanente de preguntas al final de cada capítulo o de cada secuencia. Somos animales que necesitamos respuestas. Nos gustan los crucigramas y los sudokus, nos encantan las adivinanzas. A los niños les fascinan los acertijos. Tras cierto número de diapositivas, hay que disparar la intriga haciendo preguntas en voz alta que pueden estar reflejadas en la presentación. El mayor riesgo de una charla es caer en la monotonía. Usa la imaginación: el público te lo agradecerá.
Para evitar el aburrimiento, hay personas que se esmeran en agotar los recursos del programa de Microsoft o de Apple, pues esperan conseguir mayor dinamismo en las diapositivas. Títulos que entran por la derecha. Textos que surgen de la nada. Fotos que aparecen y se esfuman. Gráficos que dan vueltas. Y sonido, plagado de truenos, frenazos, golpes... Todo eso está muy bien, siempre que solo ocupe una pequeña parte de la presentación. El público no está allí para ver efectos especiales, sino para escuchar a una persona ingeniosa. Los efectos especiales hay que usarlos en el momento adecuado; por ejemplo, después de un seminario de seis horas, no viene mal acabar con efectos especiales, porque es una forma de cerrar la presentación de manera rotunda.
En las presentaciones económicas o financieras, parece obligado rellenar las diapositivas con cifras, esquemas, barras, gráficos... No se puede huir de ellos. Y siempre darán un toque sólido a cualquier presentación. Pero su inclusión en una serie de diapositivas debe estar restringida a dos condiciones: sencillez y rapidez. Sencillez, porque no debes despistar a la audiencia ni castigar su vista con una ametralladora de gráficos y cifras. Hay que saber qué es lo que atrae la atención y concentrarnos en esos puntos. Si debes insertar gráficos, trata que solo aparezca uno por diapositiva; y, además, que sea muy comprensible visualmente.
La gente va al cine a ver imágenes y todos nos sentimos muy cómodos en ese mundo. Estamos en la Economía de la Atención, donde en todos los medios de comunicación se emplean las imágenes para expresar las ideas. La técnica que mejor consigue esos efectos se llama Pensamiento Visual. Aplicada a tu presentación de PPT, no significa que debas llenarla de fotos y sugerentes estampas de la vida cotidiana, sino que tus palabras deben evocar imágenes. Todo lo que puede dibujarse o exhibirse con imágenes queda mejor explicado. Dave Gray, uno de los fundadores del Pensamiento Visual, afirma que "si no lo puedes dibujar, no lo podrás expresar". Las señales de tráfico y los símbolos de los aeropuertos, estaciones de trenes o centros internacionales de reunión están hechos para que los entiendan personas de cualquier cultura, aunque no sepan leer y escribir.
Por ejemplo: los mejores manuales de instrucciones son los que no llevan instrucciones escritas sino puras imágenes. Ikea, la empresa sueca de muebles y productos del hogar, entrega con sus muebles desmontados un manual de instrucciones que se entiende en todos los idiomas, porque únicamente emplea imágenes. En el esquema de la silla Agam, primero se muestra la silla; segundo, qué herramientas se necesitan (o, si tienes dudas, aparece la imagen de un teléfono para llamar a Ikea a ver qué instrumentos te proporciona la empresa); y tercero, cómo empezar a montar y atornillar la silla. En resumen, lo que se puede dibujar se puede entender mucho mejor. Si usamos palabras o verbos que tengan su correspondencia en imágenes, nuestras presentaciones, informes, artículos o memos serán tan fáciles de asimilar como un videoclip.
A la hora de encontrar imágenes adecuadas para la presentación, debes elegir imágenes que tengan más de 20 KB. Eso se puede averiguar mirando en cada fotografía o ilustración, pues vienen acompañadas de su tamaño (o su peso de descarga, en lenguaje de Internet). Tampoco uses imágenes de más de 100 KB, porque añadirán tanto peso a tu presentación que, si piensas enviarla por correo electrónico, es posible que se quede bloqueada o que te lo impida el sistema. Normalmente, los correos electrónicos habituales como Gmail o Yahoo imponen un límite de unos 10 MB por envío.
El equilibrio entre la imagen y el texto depende de lo que quieras resaltar. Si deseas presentar a un personaje destacado, entonces trata de que la imagen domine la diapositiva. Si quieres realzar determinados logros, entonces da prioridad al texto. La regla de oro es que las imágenes deben ir a la derecha y el texto a la izquierda; pero, si te esmeras en preparar una presentación original, seguro que a tu público no le importa ese detalle. También puedes insertar vídeos fácilmente, es muy interesante para momentos en los que la audiencia está más cansada o aburrida. No obstante, debes verificar si el sitio donde vas a realizar la presentación cuenta con programas de lectura de vídeos que funcionan correctamente. Si no lo haces, te encontrarás con la desagradable sorpresa de que la pantalla se queda en negro. Comprueba también las conexiones de sonido antes de empezar y que el volumen no vaya a sobresaltar a la audiencia.
Atrévete a ser original. Rompe con la monotonía y la formalidad. Tu público te agradecerá que hagas una presentación rara. Sí, rara. Sorpréndele con toda clase de recursos que no tienen que salir necesariamente del Power Point. Haz juegos de cartas, trucos de magia, usa anuncios comerciales, recopilaciones de chistes, recortes de periódico o imágenes impactantes que abundan en la red. No te imaginas la cantidad de trucos que existen para que tu presentación sea llamativa. ¿Riesgo a hacer el ridículo? Está bien. Prueba con alguien de confianza y pídele su opinión. Busca a un profesional que tenga el mismo perfil humano que las personas que van a componer tu audiencia. Si te sientes inseguro con presentaciones demasiado austeras, puedes empezar con algunas con más texto, pero la idea es que las vayas limpiando a medida que te sientas más cómodo.
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Biografía del autor
Carlos Salas
Carlos Salas es periodista y licenciado en Filosofía. Ha ejercido su carrera periodística en Actualidad Económica, El Mundo —donde fue redactor jefe de las secciones de Economía e Internacional—, Capital —donde fue director—, El Economista y Metro. Imparte clases de comunicación en Audentia, la Escuela de Administración de Empresas y Cesma. Además, colabora con el suplemento "Mercados" de El Mundo, Yahoo Finanzas, lainformacion.com, Selecciones de Reader's Digest y Muy Interesante.
Carlos Salas, además, es especialista en comunicación empresarial, formación de portavoces y técnicas de redacción.
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Ficha técnica
Editorial: LID
ISBN: 9788483561386
Temáticas: Habilidades directivas Comunicación e influencia
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MIGUEL ALDANA MUÑOZ
Es interesante lo valoro con un 6 sobre 10 o tres estrellas, para más no le he visto contenido.