Introducción
A la entrada de toda sala de reuniones de cualquier empresa debería haber un gran letrero que dijera: El tiempo es oro. Manejar sabiamente este bien tan escaso en las reuniones de trabajo es imprescindible si se quiere que estas sirvan de ayuda a las personas para pensar de forma imaginativa, comunicarse de forma clara, aprender de las experiencias de los demás y conseguir la solución más acertada a los problemas planteados. En palabras del profesor del Massachusetts Institute of Technology, Peter Senge, “aprender a pensar en equipo requiere de una serie de herramientas que muy pocos directivos poseen”. El objetivo central de este libro es el de mostrar y enseñar a utilizar esas herramientas para conseguir el control y el desarrollo óptimos de una reunión.
Introducción a la figura del facilitador
Las reuniones tienen muy mala reputación en las empresas. La gente suele considerarlas como una actividad frustrante y excesivamente lenta. Muchas veces están dirigidas por personas que, en lugar de hacerlas interesantes, las convierten en algo tedioso, lo que implica una innecesaria desviación del trabajo normal de los empleados. En definitiva, las reuniones se han convertido en sinónimo de pérdida de tiempo. La pregunta que surge de inmediato es: ¿por qué se sigue insistiendo en un formato que claramente no da los resultados deseados? ¿Es posible encontrar una fórmula que acabe con esas reuniones inoperantes que provocan la exasperación de todo los asistentes?
La solución puede encontrarse en el concepto de las reuniones dirigidas (en inglés, a facilitated workshop), un método estructurado que permite a un grupo de personas trabajar conjuntamente para conseguir un fin predeterminado. La reunión está dirigida por la figura del “facilitador” (término directamente traducido de la palabra inglesa facilitator), que es la persona encargada de estimular a los asistentes a participar en la reunión y escuchar las opiniones de los demás, ampliar conocimientos y tomar decisiones concretas. El facilitador es alguien que no tiene prejuicios, que no manipula y que mantiene el control de la reunión sin abusar del poder que se le otorga.
Las reuniones dirigidas por un facilitador son excelentes para generar ideas, involucrar a los participantes, hacerse con una visión global de un asunto, conseguir el compromiso para llevar algo a la práctica, seleccionar opciones, tomar decisiones simples y construir equipos. En definitiva, este tipo de reuniones son las que tratan de resolver un problema específico que se presenta en una empresa. Por lo tanto, aquí no hablaremos de nada que tenga que ver con ese tipo de reuniones en las que la conclusión ya se sabe de antemano o son utilizadas para cambiar las opiniones de la gente, para persuadirla, para tomar decisiones complejas o dictar el comportamiento de los empleados. El método de las reuniones dirigidas por un facilitador se resume en dar solución a las reuniones de un grupo que intenta conseguir soluciones creativas para un problema determinado.
Las reuniones dirigidas por un facilitador se desarrollan en tres etapas: en primer lugar, se define un objetivo nítido de lo que queremos conseguir con la reunión y una planificación del evento; a continuación, se desarrolla la reunión propiamente dicha y, por último, se efectúa un seguimiento de todo lo que se ha acordado. Es una tendencia muy extendida el centrarse en la planificación y la ejecución de la reunión y olvidar la tercera etapa, pero cada una de esas fases tiene importancia por sí misma. De cada una de ellas se expondrá un examen detallado, pero previamente haremos un inciso para reflexionar sobre la psicología de los grupos.
Xiao Calvo Sanjurjo
Me parece un tema muy importante, y en esta obra se cubre a la perfección. Creo que abrirá los ojos a muchos.