Resumen del libro
Cómo administrar su tiempo
Por: Patrick Forsyth
Consejos imprescindibles para una correcta administración del tiempo
Introducción
Sobrevivir y prosperar en un trabajo moderno significa ser productivo y eficiente en un lugar donde la tensión cotidiana flota en el ambiente, sobre el que llueven los mensajes de correo electrónico y en el que imperan unos plazos improrrogables. En ese lugar, a todos se nos juzga por lo que hacemos y por los resultados que obtenemos. Con este contexto de fondo, saber sacar el mayor rendimiento posible del tiempo disponible se convierte en el arte principal de la oficina moderna. Una correcta administración del tiempo significa trabajar activamente para crear eficiencia y así aumentar las probabilidades de alcanzar los resultados que se esperan.
Los principios generales que rigen la administración del tiempo son sencillos. Solo hay que resolver lo importante e ignorar aquello que no lo es; los asuntos urgentes son tan solo cuestiones importantes a las que no se prestó atención cuando surgieron. Si bien esta parece una formulación cierta, también lo es que la excesiva simplificación no facilita la tarea de atender a los detalles. Se necesita aplicación y dedicación para poner en práctica algunos de los principios de la buena administración del tiempo. Es posible conseguirlo a medida que se incorporan como hábitos. No estamos ante una ciencia especial, sino ante un ejercicio de sentido común, cuyo eje central es saber apreciar y considerar los detalles en su justa medida.
Este libro analiza los aspectos clave de la administración del tiempo y presenta un conjunto de técnicas para conseguir ser más eficientes. Está concebido para resultar práctico y para facilitar su implementación. Por supuesto, leer este resumen (o el libro completo) le llevará un tiempo. Considérelo una inversión: tómese unos instantes ahora y podrá ahorrar una significativa cantidad de tiempo todos los días.
Primeros pasos hacia un manejo eficaz del tiempo
Existen muchas actividades en las cuales el todo es mayor que la suma de las distintas partes. Por ejemplo, hacer malabarismos con antorchas de fuego necesita algo más que unos movimientos específicos de las manos. La administración del tiempo es similar. Las técnicas, ideas y trucos particulares le permitirán lograr avances hacia una manera de trabajar productiva y eficiente; pero únicamente el abordar el proceso en todo su ancho frente le llevará a una práctica sostenida que asegure una eficacia permanente. Sin la actitud adecuada, la administración del tiempo no pasará nunca de ser una información inicial y entusiasta de técnicas que se atrofiarán rápidamente.
Así entendida, la administración del tiempo no solo implica mantener sus papeles ordenados y su escritorio despejado, sino toda una forma de trabajar que subyace a sus acciones y a las interrelaciones de cada una de las facetas de su trabajo. De ahí que, a continuación, analicemos varias consideraciones generales (no individuales) que deben aplicarse teniendo presente la totalidad de las tareas que abarca su trabajo. Comienzan, de manera lógica, con la evaluación del modo en que usted trabaja actualmente como base desde la que considerar posibles cambios en el futuro.
Evaluar su práctica laboral actual. Es posible que esté usted convencido de saber cómo desarrolla sus tareas; quizá siente que conoce a la perfección su modo de trabajar, incluidos los fallos. Pero no piense que analizarlo con detalle será una pérdida de tiempo. Para mejorar algo, siempre es necesario evaluar en qué estado se encuentra. El examen del momento actual de la situación es aplicable sin duda a la administración del tiempo, sobre todo porque esta es un área donde existe una gran tendencia al autoengaño.
Hay dos formas de evaluar en qué se va su tiempo: una de ellas es calcularlo por aproximación y la otra, utilizar una plantilla de registro cronológico. La segunda es mucho más precisa, puesto que se trata de anotar todas y cada una de las acciones que realiza a lo largo del día, al menos durante una semana o, si es factible, un periodo más prolongado.
Son muy pocos los que ponen en práctica este ejercicio sin llevarse una sorpresa; algunos descubren que, en algunas áreas, se invierte mucho más tiempo de lo que pensaban, o que ciertas tareas llevan menos tiempo del que suponían. Como resultado de todo ello, aparecen espacios que necesitan una revisión.
Una vez que se tiene este registro de datos en la mano, lo más útil a continuación es elaborar una descripción de cuál sería el modo ideal de dividir su tiempo. De esta forma, se establece la meta por alcanzar y progresivamente –a medida que actúa- irá descubriendo si su labor está teniendo un efecto positivo.
Planificar el trabajo y trabajar el plan. Cualquier avance real en la administración del tiempo requiere de un plan, el cual deberá ponerse por escrito para poder ser revisado y actualizado regularmente. Este es el principio práctico fundamental para lograr una óptima gestión de su tiempo. Un plan como este ofrece una visión rápida, en cualquier momento y por adelantado, de las tareas pendientes. Como tal plan, debe mostrar con precisión y en su totalidad su idea de trabajo para el futuro inmediato y dar una aproximación de lo que vendrá después. Al mirar hacia delante, algunos hitos aparecerán con total claridad. Otras áreas son más difusas y, por supuesto, hay mucho trabajo que no puede anticiparse en absoluto.
La configuración exacta del plan dependerá del periodo que esté usted abarcando. Lo que importa es que sea un plan útil y claro, que los distintos tipos de actividades aparezcan con su verdadera identidad y que guarde una estrecha relación con su agenda y sistema de citas. Aunque la manera en que el plan esté ordenado y el modo de utilizarlo para mejorar su productividad sean determinantes, las modificaciones que van surgiendo de su revisión regular tienen una gran relevancia: son el factor básico para crear una disciplina de administración del tiempo y aportan gran parte de la información a partir de la cual deberá elegir entre qué hacer, delegar, demorar o ignorar. El control y la actualización del plan no le llevarán más de cinco minutos al día. Con ello conseguirá: más tiempo para dedicar a esos otros “malabarismos” menos organizados que pueblan la jornada laboral.
La mayoría de la gente mide su día de modo reactivo: siempre suceden imprevistos a los que hay que dedicar la atención y el tiempo que cada uno requiere. A causa de este componente reactivo se tiende a pensar que la planificación eficaz es una quimera. Y, sin embargo, ocurre todo lo contrario: planificar es aún más urgente si sus días constan, aunque sea en parte, de este tipo de sucesos azarosos, pues estos implican que quedará menos tiempo disponible para realizar otras tareas.
Fijar objetivos claros. Unos objetivos claros son siempre decisivos y cualquier vaguedad puede afectar negativamente al trabajo global de una persona, en particular a la administración del tiempo, y a veces de manera subrepticia. Gran parte de lo que se necesita para administrar el tiempo de modo eficiente tiene que ver con la resolución de conflictos y con las decisiones respecto a qué hacer primero. Nada de esto es viable si no impera la claridad meridiana de los objetivos, que es la base de referencia. Unos objetivos inteligentes son específicos, mensurables, realistas y están sometidos al rigor de los plazos.
Invertir tiempo para ahorrar tiempo. Todas las acciones que pueda considerar para mantenerse bien organizado suelen pertenecer a dos categorías diferentes: aquellas que son sencillas de implementar y las que tardan en organizarse y requieren más tiempo hasta que se incorporan como un hábito de trabajo. Si solo se limita a las primeras, nunca maximizará su eficiencia en la administración del tiempo. Si hay que realizar una tarea muy concreta, es probable que esta salga adelante más rápidamente si lo hace usted mismo que si lo delega en uno de sus empleados. Pero si se trata de algo repetitivo, quizá le convenga detenerse, pensar en nuevas estrategias de actuación rápida o explicar su funcionamiento a una persona de su confianza. A veces, “perder” tiempo es la mejor manera de recuperarlo más adelante.
Estar dispuestos a decir “no”. Hay que aceptar que no se puede llegar a todo y que tendrá que decir “no” a algunas cosas. Tendrá que decírselo a colegas, a subordinados o a su propio jefe. Pero esto no es todo: la persona a quien le puede resultar más difícil decir “no” es usted mismo. Y es que hay numerosos motivos para decir “sí”: no querer ofender a los demás, no pensar en cómo un elemento nuevo afecta a la carga de trabajo ya existente, etcétera. Todos tenemos nuestros puntos débiles en este sentido. Hay que ser conscientes de nuestras propias tendencias cuando estas nos desvían de nuestras prioridades.
Ser o no ser perfecto. La mayoría de la gente que tiene un empleo que aprecia quiere hacer las cosas bien. Pero algunos llevan este punto al extremo y son demasiado perfeccionistas. Esto es digno de encomio y no sería ético alentar a nadie a adoptar una actitud negligente ante su trabajo. El hecho es que lograr la perfección lleva su tiempo y, además, puede no ser estrictamente necesario. Cualquier asunto exige ser abordado con seriedad, pero quizá no sea necesario tanto esfuerzo en lograr que cada minúsculo detalle resulte perfecto. El punto de equilibrio se encuentra entre la calidad –la norma respecto a la cual se miden las cosas- y los costes y el tiempo. Dicho equilibrio solo se alcanza haciéndolo de un modo consciente.
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Biografía del autor
Patrick Forsyth
Patrick Forsyth dirige el Touchstone Training and Consultancy, institución cuya especialidad es el perfeccionamiento en marketing, ventas y comunicación. Forsyth es también autor de Cómo motivar a la gente, Formación y promoción del personal y Presente informes y propuestas eficaces.
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